プロジェクトマネジメントとは?要点を押さえて価値ある人材へ!(プロジェクト計画編①)

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Freedox Magazineです。

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企業に雇用されている人でもフリーランスとして独立してる人でも、何らかの形でプロジェクトに関与したことのある人は多いと思います。

プロジェクトの中で、要求されるタスクを実施した経験のある人は多いかもしれませんが、プロジェクト全体を管理したことのある人は、そう多くないかもしれません。

前回は、プロジェクトを企画するために必要なポイントをご紹介しました。実際にプロジェクトを企画する際のイメージは掴めましたか?

今回は企画したプロジェクトを計画するために必要なポイントをご紹介します!

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WBS(Work Breakdown Structure)の導入

WBSとは

WBSという言葉、耳にしたことはありますか?WBSとは、Work Breakdown Structureをいい、タスクを分解して構造化する手法です。プロジェクト管理、スケジュール作成の基盤となります。

企画したプロジェクト全体の作業を大きな粒度のタスクとして設定し、そのタスクを徐々に分解し細かい粒度のタスクを設定していきます。まず、大きな粒度のタスクから検討し、段階的に粒度を細かくしていくことで、プロジェクト全体で必要なタスクを網羅的に把握しタスクの抜け漏れを防止します。

WBSの目的

前述の通り、WBSの導入目的は、企画したプロジェクトの達成に向けて、全てのタスクを網羅的に抽出することです。プロジェクト全体の必要タスクを把握し、各タスクの実施期限や役割を決めることで、精度の高いスケジュールを見積ることが出来ます。

WBSのメリット

・プロジェクトのステークホルダーの共有認識を図る

タスクを明確化できれば、作業分担をし易くなり、プロジェクトのメンバーは、自分のタスクが全体のタスクのどこに該当しているか認識でき、俯瞰しながら個々のタスクを実行出来ます。また、第3者的な立場のステークホルダーにプロジェクトの全体像を示すことにも役立ちます。

・管理が容易

WBSでは、個々のタスク単位でID(識別番号)を付与します。WBSをチームに共有し共同作業を行う際、各タスクをID番号で呼び合うことで、認識の相違を防ぐことができます。

作成方法

・タスクの抽出

プロジェクトの達成に必要な全ての作業を抽出します。まずは、大きな粒度から検討しましょう。

もし、プロジェクトの内容が何かの基準に従い認可・認定を取得するような場合は、当該許認可のためのガイドライン等に沿ったタスクを抽出するため、比較的週度の大きいタスクは見当がつくと思います。

製品開発等の場合には、要件定義→設計開発→実装→検証などになるでしょう。

重要なポイントとしては、タスクの粒度を3階層(大、中、小またはLevel 1, 2, 3等)にした場合、夫々のタスクの階層を合わせることです。1階層目に既に設定しているタスクと同じ階層のタスクを2階層もしくは3階層に設定しないようにすることが重要です。

(例)

階層は正しい〇

1階層:要件定義

2階層:市場調査

3階層:顧客リスト作成

階層が間違っている×

1階層:設計書の作成

2階層:プログラミングテスト

3階層:プログラミング

同じ階層で隣り合ったタスク同士のサイズ感があまりかけ離れていないこと、同じ階層の塊を同じ概念としてとらえることができれば良いです。

WBSを作成する上で非常に大切なことなので、時間をかけてよいのでレベル感を合わせましょう。

また、あまりに階層を深くしすぎると、あるタスクが複数の親タスクに関連したり、どのタスクがどのタスクに関連付けられているか等、複雑となり全てのタスクを抽出するという本来の目的から乖離してくるので注意が必要です。

・タスクの順序設定

まず初めに実施するタスクは何か、その次にすべきタスクは何か、を繰り返してプロジェクトを工程化しましょう。タスクの順序設定をする際はタスクの依存関係を明確にしましょう。

前タスクが終わらないと着手不可能なのか、並行してタスクを進める事ができるのかを明確にすることで、効率的なプロジェクト進行ができます。

(例)

依存関係のあるタスク:航空機の製造現場における翼の製造

1階層:航空機の製造

2階層:航空機の組み立て

3階層:航空機の塗装

2階層目の組み立ての前に塗装は出来ないので依存関係があるタスクと言えるでしょう。

※注意:実際のタスクはより複雑です。

・担当者アサイン

それぞれのタスクに担当者をアサインしますが、重要なのが担当者の人数です。基本的に「1タスク1担当者」のルールを徹底したほうがよいでしょう。その理由は、複数人の担当者が設定されていると、担当者の責任感が薄れてしまったり、最終的に誰が責任をもってタスクを完了させるか不明確となります。どうしても難しい場合は、担当者欄に、主/副と明記し責任者を明確にしましょう。

(WBS例)

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、プロジェクトの計画編ということで、プロジェクトの全体タスクを見える化するための、ツールとしてWBSを紹介しました。タスクをどこまで抽出できるかがポイントになってきます。一人で頭を抱えていてもタスクの洗い出しは進まないので、チーム全員でタスクの抽出を行うことが重要だと思います。初めは粒度の大きさにとらわれずに、出せるところまで出して、最後にどの粒度までWBSに反映すれば決めればよいので、まずは思いつく限り抽出することが大切です。

次回も引き続き、プロジェクトの計画編をご紹介します!

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