プロジェクトマネジメントとは?要点を押さえて価値ある人材へ!(プロジェクト実行編②)

個人・フリーランス

こんにちは。 Freedox Magazineです。

本メディアでは、フリーランスや副業をキーワードに皆様が少しでも豊かな生活ができるよう役立つ情報の発信をしております。

企業に雇用されている人でもフリーランスとして独立してる人でも、何らかの形でプロジェクトに関与したことのある人は多いと思います。

プロジェクトの中で、要求されるタスクを実施した経験のある人は多いかもしれませんが、プロジェクト全体を管理したことのある人は、そう多くないかもしれません。

プロジェクトマネジメントという役割を担うことができれば、フリーランスとして働く上で価値が高まることは間違いありません。

今回は、プロジェクトの実行フェーズにおけるプロジェクトマネージャー(プロマネ)の役割として、課題管理とリスク管理を中心にご紹介します!

第1弾はこちらから!

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課題管理・リスク管理とは

課題管理とは、「既に発生している事象・問題に対しての対応」である一方、リスク管理とは、「将来発生する可能性のある事象・問題への対応」です。 (参考:PMBOKにおける定義)

課題:問題となっているか、または係争中の要点や事柄あるいは、未解決か審議中、もしくは反対の見解や合意できないものがある要点や事柄
リスク:それが発生すれば少なくともスコープ、スケジュール、コスト、品質といったプロジェクト目標に影響を与える不確実な事象・状態

課題管理プロセス

  1. 課題の抽出

プロジェクトの進行を阻害している問題を抽出します。

  1. 課題の共有・見える化

抽出した課題を見える化することで関係者間で共通認識をはかります。

  1. 課題の合意

課題の内容と優先順位について認識を合わせ関係者間で合意をとります。

  1. 課題のタスク化

課題とその解決策を、解決可能な単位に分解し、担当者と期限を決めて割り振ります。

  1. 課題の状況把握

タスクが完了するまで監視し、経過と結果を記録します。

課題管理シート(例)

起票日:起票した日付 ・対応期日:いつまでに課題解決が必要なのか

重要度:大中小など、優先順位を記載 ・影響内容、範囲:課題がプロジェクトの進行に与える影響

完了条件:どのような状態になれば完了と判断できるか

対応結果:どのように対応したのか、またどのような結果になったのかを記載 ・ステータス:未着手、対応着手、完了などの課題対応状況

リスク管理プロセス

リスク管理は、計画段階で発生が想定されるリスクをなるべく抽出し、事前に対応策を検討しておくことが重要です。以下にプロセスの概略を記載します。

リスク管理シート(例)

リスク内容: 想定されるリスクを記載します。

リスク発生要因: リスク発生要因を記載します。

発生頻度/影響度: 例えば、発生確率・影響度ともに各5段階に分けていきます。発生頻度/影響度は極めて低い、低、中、高、極めて高い等に分けていきます。

対応方針: 対応策を決める大きな方針を記載します。

発生前対応策: 問題が発生する前に取るべき対応策を記載します。

トリガーポイント: そのリスクが顕在化するかもしくは顕在化しかねないポイントを定義して、 そのポイントになったらアクションを起こすというポイントを記載。

対応内容: 問題が発生したあとに取るべき対応策を記載します。

まとめ

いかがでしたでしょうか。 

プロジェクトの進捗に伴い問題の発生や、問題の発生に至る事象の発生等が生じてきます。

大切なことは、プロジェクトの失敗に至りそうな問題を発生させないために、リスクを可能な限り抽出し先手を打って予防措置を取り続けることで、リスクをコントロールすることです。

次回は、プロジェクトの終了フェーズということで、プロジェクトの評価、完了報告についてご紹介します!  

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