プロジェクトマネジメントとは?要点を押さえて価値ある人材へ!(プロジェクト企画編①)

個人・フリーランス

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Freedox Magazineです。

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企業に雇用されている人でもフリーランスとして独立してる人でも、何らかの形でプロジェクトに関与したことのある人は多いと思います。

プロジェクトの中で、要求されるタスクを実施した経験のある人は多いかもしれませんが、プロジェクト全体を管理したことのある人は、そう多くないかもしれません。

前回は、プロジェクトマネジメントを知る上で、初めに押さえておきたいことをご紹介しました。

今回は、実際にプロジェクトを企画する上で重要なポイントをご紹介します!

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プロジェクトの目的・目標を定義する

前回、プロジェクトを行う上で、特に重要なことは、プロジェクトのゴール(終わり)を明文化することとご紹介しましたね。そのために、プロジェクトの目的・目標を整理して、定義することが重要です。以下、目的・目標の再掲載です。

・「目的」:「目標」よりも上位の概念であり、Whyで考える。なぜ、プロジェクトをやるのか?何のためにやるのか?を明文化しましょう。

・「目標」:「目的」を達成した時の具体的な実現状態をWhatで考える。どうなっていたいか?何を得たいか?を明文化しましょう。

目的・目標を定義する上で、一つ、具体例を挙げて考えてみましょう。

(背景の例):

木村君が同僚に、「缶コーヒーを買ってきてくれない?」と頼まれました。それを聞いて、コンビニ限定で販売されている新商品を買いました。これを同僚に渡したところ、「これじゃないんだよな。。。」と言われてしまいました。てっきり、同僚が自分で飲むものだと思い込んでましたが、どうやら違ったようです。

木村君の行動の何が問題だったでしょうか?少し考えてみましょう。

・「目的」:「目標」よりも上位の概念であり、Whyで考える。

(質問例)

なぜ、缶コーヒーを買ってきてほしかったのか。

(回答例):「同僚が飲みたかったから」、「同僚のチームメイトに差し入れしたかったから」、「木村君がどの様な商品を選ぶか知りたかったから」、「缶コーヒーのマーケット調査を行いたかったから」

・「目標」:「目的」を達成した時の具体的な実現状態をWhatで考える。

(質問例)

上記の目的を達成する理想状態とは?

(回答例):「何人分買えばよい?」、「どんな種類・容量の缶コーヒーを買えばいい?」、「いつ、誰に渡せばいい?」

上記は、簡単な例ですが、実際のプロジェクトにおいても考え方は同じです。しかし、実際のプロジェクトは、その内容の複雑さ、深度により、目的・目標を設定しにくいことが多いです。

ここは、プロジェクトメンバー間で時間をかけて定義をしていくことが重要です。

成果物の定義

プロジェクトの目的・目標を定義したら、次は、成果物を定義することが重要です。

プロジェクトの目的・目標を達成した状態とは、成果物がすべてアウトプットされた状態のことです。

プロジェクトの成果物をきちんと定義することが重要です。

イメージ図:

プロジェクトの目的

  ▲   ▲

 目標① 目標2

  ▲   ▲

成果物① 成果物②

(成果物具体例):

・プロジェクトの報告書の提出

・製品・サービスの提供

プロジェクト憲章を作る

プロジェクト憲章とは

PIMBOKによると、「プロジェクト憲章は、プロジェクトの存在を正式に認可する文書であり、プロジェクトのイニシエーターまたはスポンサーが発行するものである。プロジェクト憲章は、プロジェクト・マネージャーが母体組織の資源をプロジェクト活動のために使用する権限を与える。プロジェクト憲章を通して文書化されるものとして、ビジネス・ニーズ、前提条件、制約条件、顧客ニーズの理解範囲、ハイレベルの要求事項、新しいプロダクト、サービス、あるいは所産が満たすべき要求事項がある。」とあります。

プロジェクト憲章の項目

プロジェクト憲章にはどの様な内容が記載されるか見ていきましょう。プロジェクトによって項目数は変化しますが、大きな項目は以下の通りです。

・プロジェクト名

・背景

・目的

・成果物

・完了条件

・期限

・プロジェクトチーム(体制)、責任、権限

プロジェクト憲章は、プロジェクトが煮詰まり進捗が思わしくない場合に、効果を発揮します。一度、原点に立ち返り、方向性の確認、本来の目的は何かを振り返ることが出来ますので、重要な位置付けです!

(参考:PMBOKガイド 第5版)

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、実際にプロジェクトを企画する上で重要なポイントをご紹介しました!

やはり、プロジェクトの目的・目標を明確にすることがすべ絵の始まりですね。

次回は、プロジェクトの企画編②ということで、プロジェクトの進め方を中心にご紹介します!

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